Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Damian Wiecheć prowadzący działalność pod firmą ChemPro Damian Wiecheć, działający pod marką ChemPro Systems, NIP 5512294289, REGON 526155630, adres: ul. Słoneczna 7, 34-100 Radocza.

W sprawach danych osobowych możesz skontaktować się z nami e-mailem: kontakt@chemprosystems.pl, telefonicznie: 723 553 403 lub listownie na powyższy adres.

Polityka dotyczy serwisu chemprosystems.pl, kontaktu e-mailowego i telefonicznego, zapytań ofertowych, przygotowania i realizacji współpracy oraz dokumentacji projektowej, w zakresie, w którym jesteśmy administratorem danych.

Jeżeli w ramach usługi przetwarzamy dane w systemie klienta na jego zlecenie, zasady tego przetwarzania określa odrębna umowa powierzenia. Administratorem tych danych pozostaje klient w zakresie określonym tą umową.

2. Jakie dane otrzymujemy

Zakres danych zależy od sprawy. Obejmuje dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, nazwa firmy, służbowy e-mail, numer telefonu, stanowisko lub rola w projekcie, a także treść korespondencji i informacje potrzebne do określenia zakresu prac. Przy zawieraniu i rozliczaniu umowy dochodzą niezbędne dane adresowe, podatkowe i rozliczeniowe oraz dokumentacja wykonania usług.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Jeśli reprezentujesz firmę lub uczestniczysz w projekcie, Twoje dane kontaktowe i informacje o roli mogą przekazać nam także ta firma lub osoba organizująca współpracę. Informację o konkretnym źródle możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

Podczas korzystania ze strony serwer przetwarza również dane techniczne związane z połączeniem i obsługą żądań, w tym adres IP i informacje rejestrowane w logach dostępu i błędów.

Na etapie zapytania nie prosimy o dane dotyczące zdrowia ani inne dane szczególnych kategorii, dane o wyrokach, dane klientów końcowych Twojej firmy, hasła, tokeny, kody uwierzytelniające lub dane kart płatniczych. Nie przesyłaj takich informacji w zapytaniach i ankietach.

3. Cele i podstawy przetwarzania

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

Zgoda marketingowa nie jest warunkiem odpowiedzi na zapytanie ani podjęcia współpracy.

Podanie danych kontaktowych i informacji o sprawie jest dobrowolne, lecz bez niezbędnych informacji możemy nie móc odpowiedzieć lub przygotować oferty. Dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy są warunkiem jej obsługi. Podanie danych rozliczeniowych wymaganych prawem jest obowiązkowe w sytuacjach objętych tymi przepisami. Dodatkowe informacje przekazujesz dobrowolnie.

4. Formularze rozpoczęcia współpracy

ChemPro Systems korzysta z Google Forms do obsługi procesu klienta. Publicznie dostępna jest Wstępna ankieta projektowa. Szczegółowa ankieta klienta (Brief) nie jest udostępniana publicznie i jest wysyłana indywidualnie osobom przechodzącym do dalszego etapu współpracy. Formularze służą do zebrania zapytania, przygotowania szczegółowego opisu potrzeb i organizacji projektu, na podstawach wskazanych powyżej. Odpowiedzi są zapisywane w Google Sheets wyłącznie wtedy, gdy dla danego formularza faktycznie podłączono arkusz odpowiedzi.

Przy formularzu zostanie wskazane, które dane są potrzebne do jego obsługi. Numer telefonu w formularzu rozpoczęcia współpracy będzie opcjonalny. Formularz będzie zawierał informację o przetwarzaniu danych i odnośnik do tej polityki. Nie zastąpi umowy powierzenia danych, jeśli taka umowa będzie potrzebna w projekcie.

5. Kto może otrzymać dane

Formularze procesu klienta są obsługiwane w Google Forms. Jeżeli dla danego formularza faktycznie podłączono arkusz odpowiedzi, dane są również obsługiwane w Google Sheets.

Dostęp do danych jest ograniczany do zakresu potrzebnego do realizacji danej usługi lub zadania. Dokumentacja na naszym dysku współdzielonym nie jest przeznaczona do publicznego udostępniania.

Jeżeli wymaga tego konkretna sprawa, niezbędne dane mogą otrzymać osoby świadczące obsługę księgową, prawną lub techniczną. Nie oznacza to udostępniania im całej dokumentacji. Organy uprawnione na podstawie prawa mogą otrzymać dane w zakresie wynikającym z ich uprawnień. Rola odbiorcy zależy od usługi i podstawy udostępnienia; nie każdy odbiorca działa w naszym imieniu.

6. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Usługi Google Workspace mogą wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Warunki Google Cloud Data Processing Addendum przewidują mechanizmy ochrony transferów. Google publikuje informację o stosowaniu EU–US Data Privacy Framework wobec objętych nim transferów do Google LLC i dalszych transferów z USA. Dla innych transferów wymagających zabezpieczeń warunki przewidują odpowiednio standardowe klauzule umowne, zależnie od stron i kierunku przekazania.

Opis tych mechanizmów jest dostępny w warunkach przetwarzania Google i informacji o mechanizmach transferowych. Możesz zwrócić się do nas o informacje o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych i sposobie uzyskania ich kopii. Nie należy przyjmować, że samo korzystanie z Workspace oznacza przechowywanie wszystkich danych wyłącznie w EOG.

7. Jak długo przechowujemy dane

Zapytania, które nie prowadzą do zawarcia umowy, przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniej merytorycznej korespondencji. Dane usuwamy wcześniej, jeśli wymaga tego prawo. Dłuższe przechowywanie ograniczamy do danych rzeczywiście potrzebnych do wypełnienia obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia czy obrony roszczeń.

Dane związane z umową przechowujemy przez czas realizacji usług i uzgodnionego wsparcia. Po zakończeniu współpracy zachowujemy tylko dane potrzebne do obowiązków prawnych lub roszczeń. Okres ustalamy według rodzaju dokumentu i zobowiązania, daty wykonania lub wymagalności świadczenia, właściwego terminu przedawnienia oraz zdarzeń, które wpływają na jego bieg. W razie sporu uwzględniamy czas niezbędny do jego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

Dokumenty podatkowe i rachunkowe przechowujemy przez okres wymagany dla danego dokumentu przez właściwe przepisy, z uwzględnieniem ustawowego początku biegu terminu oraz jego ewentualnego zawieszenia lub przerwania. Samo zakończenie umowy nie znosi tych obowiązków.

Odpowiedzi w formularzach Google Forms oraz — jeżeli dla danego formularza podłączono arkusz odpowiedzi — w Google Sheets podlegają retencji wynikającej z celu. Jeśli nie dojdzie do umowy, stosowana jest reguła zapytań bez umowy. Jeśli dojdzie do współpracy, informacje potrzebne do projektu mogą wejść do dokumentacji projektowej. Sam typ pliku nie uzasadnia dłuższego przechowywania.

Logi dostępu i błędów WWW są przechowywane przez LH.pl przez 90 dni. Kopie zapasowe LH.pl są przechowywane przez 30 dni. Logi mogą znajdować się także w takich kopiach, dlatego 90 dni nie jest deklaracją usunięcia każdej kopii logu ze wszystkich systemów.

Odrębnie istnieją lokalne kopie strony tworzone przez WPvivid na serwerze LH.pl. Ustawiony limit kopii harmonogramu wynosi trzy; nie oznacza to trzech dni. Kopie ręczne mogą istnieć oddzielnie. Limit liczby kopii nie określa samodzielnie maksymalnego czasu przechowywania wszystkich kopii.

8. Twoje prawa

Możesz żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania — na warunkach określonych w RODO. Przenoszenie danych dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw ze względu na swoją szczególną sytuację. Ocenimy, czy istnieją podstawy pozwalające na dalsze przetwarzanie zgodnie z RODO.

Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Nie podważa to zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania. Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie możesz przesłać na kontakt@chemprosystems.pl. O działaniach poinformujemy zasadniczo w ciągu miesiąca. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące; w pierwszym miesiącu wyjaśnimy przyczynę przedłużenia. Prawa nie są bezwarunkowe, np. obowiązek prawny może wymagać zachowania części danych.

9. Decyzje automatyczne

W opisanym procesie zapytania i rozpoczęcia współpracy nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy w tym celu profilowania. Informacja ta dotyczy tego procesu, a nie przyszłych, odrębnie projektowanych funkcji.

10. Cookies i podobne technologie

Cookies to informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika. Podobną funkcję mogą pełnić inne technologie przechowywania informacji lub dostępu do urządzenia, np. pamięć przeglądarki. O wymaganiu zgody decydują cel i sposób działania technologii, a nie wyłącznie jej nazwa.

Odrębna zgoda nie jest wymagana, gdy zapis lub dostęp jest konieczny do transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. Pozostałe technologie wymagają uprzedniej informacji i zgody, jeżeli nie korzystają z ustawowego wyjątku. Samo wejście na stronę nie stanowi takiej zgody.

Zgoda powinna być dobrowolna, konkretna i świadoma, a jej wycofanie równie łatwe jak udzielenie. W ustawieniach przeglądarki można usuwać zapisane informacje i ograniczać ich zapisywanie; może to wpłynąć na działanie funkcji strony. Samo usunięcie cookies nie zastępuje wycofania zgody w usłudze, która ją zarejestrowała.

Obecnie, wyłącznie po wyrażeniu zgody na analitykę, serwis uruchamia Google Tag Manager (kontener GTM-57PKCZD9) oraz Google Analytics 4 (identyfikator pomiaru G-V81MNHJ4SS). Narzędzia te służą do statystycznego pomiaru korzystania z serwisu i interakcji, w tym kliknięć adresu e-mail, numeru telefonu oraz przejścia do Wstępnej ankiety projektowej. W tej konfiguracji nie uruchamiamy tagów reklamowych ani personalizacji reklam. Dla europejskich danych objętych warunkami Google dotyczącymi usług pomiarowych Google wskazuje Google Ireland Limited jako odpowiedni podmiot po swojej stronie.

Stosujemy podstawowy wariant Google Consent Mode (Basic Consent Mode). Przed udzieleniem zgody tagi Google nie są ładowane i dane analityczne nie są wysyłane do Google. W przypadku odmowy tagi pozostają zablokowane. Ustawienia ad_storage, ad_user_data oraz ad_personalization pozostają w stanie denied również po zgodzie na samą analitykę.

Po udzieleniu zgody Google Analytics 4 może zapisać własne cookies pierwszej strony: _ga, używane do rozróżniania użytkowników, oraz _ga_V81MNHJ4SS, używane do utrzymania stanu sesji. Google wskazuje dla nich domyślny okres ważności 2 lata, przy czym przeglądarki mogą stosować krótsze limity. Po wycofaniu zgody przez „Ustawienia prywatności” serwis usuwa dostępne cookies zaczynające się od _ga i ponownie ładuje stronę z analityką zablokowaną.

Sam wybór zgody jest zapisywany lokalnie w pamięci przeglądarki pod kluczem cps_analytics_consent_v1, aby serwis pamiętał decyzję i nie uruchamiał analityki wbrew niej. Zapis pozostaje do czasu zmiany wyboru lub wyczyszczenia danych witryny w przeglądarce. Szczegóły dotyczące cookies GA4 publikuje Google w dokumentacji Google Analytics, a informacje o przetwarzaniu danych — w Polityce prywatności Google.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą procesów, narzędzi lub przepisów. Jeżeli zmiana wymaga odrębnej informacji lub uzyskania zgody, sama aktualizacja tekstu polityki ich nie zastępuje.